Der Jahreswechsel 2026/2027 ist für viele Betriebe ein Stichtag: Dann endet die erste große Übergangsfrist, und die E-Rechnung wird im inländischen B2B-Geschäft für umsatzstärkere Unternehmen zur Pflicht beim Versand. Empfangen musst du elektronische Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Wer jetzt noch Papier oder PDF verschickt, hat also nur noch wenige Wochen Zeit. Dieser Praxisbeitrag zeigt dir auf dem Stand Oktober 2026, welche Fristen gelten, welche Formate zulässig sind, was das neue BMF-Schreiben klarstellt und wie du die Umstellung sauber organisierst.
Was ist eine E-Rechnung? Die Kurzantwort
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich automatisch weiterverarbeiten lässt. Sie wird elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen. Ein PDF per E-Mail erfüllt das nicht, sondern gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung.
Der Unterschied ist entscheidend: Eine Software kann strukturierte Rechnungsdaten direkt auslesen, prüfen und buchen, ohne dass jemand Beträge abtippt. Bei einem PDF oder Papierbeleg braucht es dafür Texterkennung oder Handarbeit.
Die zulässigen Formate im Überblick
In der Praxis haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide der Norm entsprechen:
- XRechnung: rein maschinenlesbares XML-Format, ursprünglich für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung entwickelt und heute auch im B2B-Bereich verbreitet.
- ZUGFeRD: hybrides Format aus lesbarem PDF und eingebetteter XML-Datei; zulässig ab Version 2.0.1, allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
- Andere Formate: Auch weitere Formate sind möglich, wenn Aussteller und Empfänger sie vereinbaren und die nötigen Angaben normgerecht extrahierbar sind.
Gepflegt wird ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das regelmäßig neue Versionen veröffentlicht. Achte darauf, dass deine Software eine aktuelle, unterstützte Version nutzt.
E-Rechnung: Fristen und Übergangsregeln im Überblick
Die Pflicht wird in Deutschland stufenweise eingeführt. Den Empfang schuldet jedes Unternehmen seit 2025, die Pflicht zum Versand kommt 2027 für größere Betriebe und 2028 für alle. Maßgeblich sind die Übergangsregeln im Umsatzsteuergesetz, die das Bundesfinanzministerium in mehreren Schreiben erläutert hat.
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen eine E-Rechnung empfangen und verarbeiten können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist.
- Bis 31. Dezember 2026: Alle Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen ausstellen. Sonstige elektronische Rechnungen wie PDF sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
- Im Jahr 2027: Wer im Vorjahr 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro hatte, muss im B2B-Inland E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen weiter Papier oder, mit Zustimmung, PDF nutzen.
- Bis 31. Dezember 2027: Bestehende EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig, auch wenn sie die Norm noch nicht vollständig erfüllen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft.
Eine kompakte Darstellung der Fristen bietet die IHK Region Stuttgart in ihrem Überblick zur E-Rechnung. Eine Verlängerung der allgemeinen Übergangsfristen hat die Finanzverwaltung bisher nicht angekündigt.
Die 800.000-Euro-Grenze richtig prüfen
Für 2027 kommt es auf den Gesamtumsatz des Jahres 2026 an, nicht auf den Umsatz aus der Bilanz oder der BWA. Gemeint ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz, der von vereinnahmten Entgelten ausgeht und bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Verkäufe von Anlagevermögen ausklammert. Bei einer Organschaft zählt der gesamte Organkreis.
Liegt dein Unternehmen knapp an der Grenze, solltest du die Berechnung früh mit deiner Steuerberatung abstimmen. Sicherer ist es ohnehin, die Umstellung unabhängig von der Grenze bis Anfang 2027 abzuschließen. Spätestens 2028 brauchst du die Prozesse sowieso.
Welche Rechnungen ausgenommen sind
Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung erstellt werden. Die Pflicht betrifft nur Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Ausgenommen sind unter anderem:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C),
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise,
- bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG,
- Rechnungen von Kleinunternehmern, die aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können müssen.
Was das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 klarstellt
Mitte Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium ein drittes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es ergänzt die Schreiben aus 2024 und 2025 und präzisiert viele Praxisfragen. Die Fristen selbst bleiben unverändert.
- Nichtbeanstandung: Eine bis Ende 2026 ausgestellte E-Rechnung, die den Vorgaben der früheren Schreiben entspricht, wird auch beim Vorsteuerabzug nicht beanstandet.
- Anzahlungen und Schlussrechnungen: Bis zum 30. Juni 2030 darf die Endrechnung vereinnahmte Teilentgelte in einem unstrukturierten Anhang ausweisen.
- Bauleistungen: Vorerst genügt es, im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit Summen anzugeben.
- Fehler bei der Validierung: Ein reiner Geschäftsregelfehler macht eine Rechnung nicht automatisch umsatzsteuerlich fehlerhaft; Formatfehler sind dagegen gesondert zu prüfen.
- Massengeschäft: Bei Dauerschuldverhältnissen reicht es, den Unternehmerstatus des Kunden bei Vertragsbeginn oder -änderung abzufragen.
Die Details sind steuerlich anspruchsvoll. Lass dich im Einzelfall von deiner Steuerberatung beraten, bevor du Sonderfälle wie Bauleistungen oder Gutschriften umstellst.
Die E-Rechnung einführen: Schritt für Schritt
Die Umstellung gelingt am besten als kleines Projekt mit klarer Verantwortung in Buchhaltung oder Finanzbereich. Technisch ist sie selten das Problem, organisatorisch oft schon. Diese Schritte haben sich bewährt:
- Bestandsaufnahme: Wie viele Rechnungen schreibst und erhältst du pro Monat, über welche Kanäle und in welchen Formaten?
- Software prüfen: Kann dein ERP- oder Buchhaltungssystem XRechnung und ZUGFeRD erzeugen, einlesen und validieren?
- Empfangskanal festlegen: Richte eine zentrale E-Mail-Adresse oder ein Portal für eingehende Rechnungen ein und teile sie deinen Lieferanten mit.
- Stammdaten bereinigen: Prüfe Kundendaten, Bestellnummern und Leitweg-IDs, damit Rechnungen automatisch zugeordnet werden.
- Testen: Tausche Testrechnungen mit wichtigen Kunden und Lieferanten aus, bevor du umstellst.
- Prozesse und Archiv anpassen: Lege Freigaben, Prüfschritte und die revisionssichere Ablage neu fest.
Empfang: Was jetzt schon funktionieren muss
Für den Empfang reicht in einer Übergangsphase ein E-Mail-Postfach. Damit Mitarbeitende eine XRechnung lesen können, brauchst du allerdings eine Visualisierung, etwa im Buchhaltungsprogramm oder über einen Viewer. Besser ist es, eingehende Rechnungen direkt in die Buchhaltungssoftware zu übernehmen.
Software: Was eine gute Lösung können sollte
Viele Buchhaltungs- und ERP-Programme bringen die nötigen Funktionen inzwischen mit. Prüfe trotzdem genau, was im Alltag gebraucht wird. Eine solide Lösung erfüllt mindestens diese Anforderungen:
- Sie erzeugt und liest XRechnung und ZUGFeRD in aktuellen Versionen.
- Sie validiert eingehende Dateien und meldet Fehler verständlich.
- Sie zeigt den Rechnungsinhalt lesbar an und übernimmt die Daten direkt in die Buchung.
- Sie archiviert das Original revisionssicher und dokumentiert Freigaben nachvollziehbar.
Für kleinere Betriebe reichen oft die Module von Buchhaltungsanbietern oder Lösungen über die Steuerkanzlei. Größere Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen profitieren eher von einer zentralen Plattform, die mehrere Kanäle bündelt und an das ERP angebunden ist.
Sonderfall öffentliche Auftraggeber
Wer an Bund, Länder oder Kommunen liefert, kennt elektronische Rechnungen oft schon länger. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vorgaben, häufig mit XRechnung und Leitweg-ID über spezielle Rechnungsportale. Diese Erfahrung lässt sich gut auf das B2B-Geschäft übertragen, auch wenn sich Übermittlungswege und Pflichtangaben im Detail unterscheiden.
Versand: Wie die Rechnung zum Kunden kommt
Wie die elektronische Rechnung übermittelt wird, regeln Aussteller und Empfänger untereinander. Üblich sind E-Mail mit XML-Anhang, Kundenportale, Peppol oder bestehende EDI-Verbindungen. Kläre mit großen Kunden früh, welcher Weg und welches Format gewünscht sind.
Archivierung: Das Original ist die XML-Datei
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das maßgebliche Original. Du musst ihn unverändert und maschinell auswertbar aufbewahren, zusammen mit den Daten zur Prüfung. Seit 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen als Buchungsbelege in der Regel acht Jahre.
Warum sich die E-Rechnung über die Pflicht hinaus lohnt
Die E-Rechnung ist mehr als eine Steuerpflicht: Sie ist der Einstieg in eine durchgängig digitale Rechnungsverarbeitung. Wer Eingangsrechnungen automatisch ausliest, prüft und bucht, spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess.
- Schnellere Zahlungseingänge: Rechnungen kommen ohne Postlaufzeit an und lassen sich beim Kunden schneller freigeben; das stärkt deine Liquiditätsplanung.
- Weniger manuelle Arbeit: Abtippen, Scannen und Suchen von Belegen entfallen weitgehend.
- Bessere Datenbasis: Strukturierte Rechnungsdaten bilden die Grundlage für Automatisierung, etwa mit KI im Controlling.
- Bessere Skontonutzung: Kürzere Durchlaufzeiten machen es leichter, Zahlungsfristen mit Skonto einzuhalten.
Ein Großhändler mit 60 Beschäftigten, der monatlich mehrere Tausend Eingangsrechnungen bearbeitet, kann so etwa Prüfkapazität in der Buchhaltung frei machen. Wie groß der Effekt ist, hängt stark vom Automatisierungsgrad ab, den du nach der Umstellung erreichst.
Auch die Finanzierung kann profitieren. Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich schneller prüfen und weitergeben, etwa an Partner beim Factoring als Liquiditätsinstrument. Je sauberer deine Daten, desto reibungsloser laufen solche Abläufe. Voraussetzung ist, dass Stammdaten, Bestellbezüge und Zahlungsbedingungen in jeder Rechnung vollständig und einheitlich gepflegt sind.
Typische Fehler bei der Umstellung auf die E-Rechnung
Viele Probleme zeigen sich erst im laufenden Betrieb. Diese Stolpersteine solltest du kennen:
- Zu spät starten: Softwareanpassungen, Tests mit Partnern und Schulungen brauchen meist mehrere Monate Vorlauf.
- PDF für eine E-Rechnung halten: Ein normales PDF erfüllt die Pflicht ab 2027 bzw. 2028 nicht.
- Nur die Sichtkopie archivieren: Wer bei ZUGFeRD nur den PDF-Teil speichert, verliert das maßgebliche Original.
- Pflichtangaben vergessen: Bestellnummern, Leistungszeitraum oder Leitweg-ID fehlen häufig und führen zu Rückfragen.
- Insellösungen bauen: Ein separates Tool ohne Anbindung an das ERP schafft neue Medienbrüche; wer ohnehin einen ERP-Wechsel plant, sollte die E-Rechnung dort mitdenken.
Ausblick: Von der E-Rechnung zur Meldepflicht
Die deutsche Pflicht ist erst der Anfang. Mit dem EU-Paket ViDA (VAT in the Digital Age) sollen ab dem 1. Juli 2030 digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze gelten, die auf der E-Rechnung aufbauen. Die EU-Kommission erläutert den Zeitplan von ViDA auf ihrer Themenseite.
Ob und wann Deutschland zusätzlich ein nationales Meldesystem einführt, ist noch offen. Wer die E-Rechnung jetzt sauber aufsetzt, ist für diese nächste Stufe gut vorbereitet.
Fazit: Jetzt umstellen statt auf 2028 warten
Die Umstellung kommt in Stufen, aber sie kommt verbindlich. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im B2B-Inland elektronisch fakturieren, ab 2028 alle. Das BMF-Schreiben vom Oktober 2026 bringt Erleichterungen im Detail, aber keinen Aufschub. Auch Kunden und Lieferanten stellen ihre Prozesse um und erwarten zunehmend strukturierte Daten.
Nutze die verbleibende Zeit für Tests mit wichtigen Partnern, klare Prozesse und eine saubere Archivierung. Dann wird aus der Pflicht ein echter Effizienzgewinn für Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Beim Versand gilt die Pflicht ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, abgesehen von gesetzlichen Ausnahmen.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung, weil es kein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931 enthält. Bis Ende 2026 ist es mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig, 2027 nur noch für kleinere Unternehmen. Hybride ZUGFeRD-Dateien in zulässigen Profilen sind dagegen E-Rechnungen, weil sie einen XML-Datensatz enthalten.
Welche Formate sind für die E-Rechnung zulässig?
Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Andere Formate sind möglich, wenn beide Seiten sie vereinbaren und die erforderlichen Angaben normgerecht ausgelesen werden können.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer müssen keine elektronischen Rechnungen ausstellen, sie aber empfangen können. Ob eine Ausnahme in deinem Fall greift, solltest du im Zweifel mit deiner Steuerberatung klären, bevor du Prozesse dauerhaft festlegst.
Wie lange musst du eine E-Rechnung aufbewahren?
Rechnungen gelten als Buchungsbelege und sind seit 2025 in der Regel acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte XML-Datensatz das Original. Er muss unverändert, lesbar und maschinell auswertbar archiviert werden. Eine reine Sichtkopie als PDF oder Ausdruck reicht dafür nicht aus. Kläre mit deinem Softwareanbieter, ob das Archiv diese Anforderungen erfüllt.
