Ein Wechsel steht an, und mit ihm ein Dokument, das deine nächste Bewerbung mitprägt. Das Arbeitszeugnis klingt meist freundlich, doch hinter Formulierungen wie „zur vollen Zufriedenheit“ verbirgt sich eine eigene Bewertungslogik. Wer sie nicht kennt, übersieht schnell eine mittelmäßige Note.
Dieser Ratgeber zeigt dir, wie ein Arbeitszeugnis aufgebaut ist, wie du die Zeugnissprache entschlüsselst und was du tun kannst, wenn du mit dem Ergebnis nicht einverstanden bist. Er richtet sich an Beschäftigte ebenso wie an Führungskräfte, die selbst Zeugnisse ausstellen.
Was ist ein Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis ist eine schriftliche Bescheinigung des Arbeitgebers über ein Beschäftigungsverhältnis. Nach § 109 Gewerbeordnung haben Beschäftigte bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch darauf. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine versteckten Botschaften enthalten.
Seit einer Gesetzesänderung erlaubt § 109 GewO auch die elektronische Form – allerdings nur mit Einwilligung der Beschäftigten. Wer ein klassisches Papierzeugnis möchte, kann es also weiterhin verlangen.
Einfaches und qualifiziertes Zeugnis
Das Gesetz unterscheidet zwei Varianten. Das einfache Zeugnis enthält nur Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Das qualifizierte Zeugnis beurteilt zusätzlich Leistung und Verhalten – und genau das erwarten Personalverantwortliche in Bewerbungsverfahren.
Ein einfaches Zeugnis wirkt in einer Bewerbungsmappe schnell wie ein Warnsignal. Verlange daher in aller Regel das qualifizierte Arbeitszeugnis, sofern die Beschäftigung nicht nur sehr kurz war.
Zwischenzeugnis und Ausbildungszeugnis
Ein Zwischenzeugnis erhältst du während eines laufenden Arbeitsverhältnisses, etwa bei einem Vorgesetztenwechsel, einer Versetzung oder vor einer Elternzeit. Ein ausdrücklicher gesetzlicher Anspruch fehlt, aus einem berechtigten Anlass lässt er sich aber häufig ableiten; manche Tarifverträge regeln ihn ausdrücklich.
Ein Zwischenzeugnis hat auch strategischen Wert. Es dokumentiert deine Leistung zu einem Zeitpunkt, an dem die Zusammenarbeit noch gut läuft. Weicht das spätere Endzeugnis ohne erkennbaren Grund deutlich davon ab, kannst du dich im Gespräch darauf berufen. Fordere es deshalb besonders dann an, wenn deine bisherige Führungskraft das Unternehmen verlässt.
Für Auszubildende gilt eine eigene Vorschrift: Nach § 16 Berufsbildungsgesetz enthält das Ausbildungszeugnis Angaben zu Art, Dauer und Ziel der Ausbildung sowie zu den erworbenen Fertigkeiten. Leistung und Verhalten werden nur auf Verlangen beurteilt.
So ist ein Arbeitszeugnis aufgebaut
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt einer weitgehend festen Struktur. Fehlt ein Baustein oder ist er auffällig kurz, kann das bereits eine Aussage sein. Typisch ist diese Reihenfolge:
- Überschrift auf Firmenbogen, etwa „Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“.
- Einleitung mit Name, Geburtsdatum, Eintrittsdatum und Position.
- Unternehmensbeschreibung in ein bis zwei Sätzen, damit Dritte die Tätigkeit einordnen können.
- Tätigkeitsbeschreibung mit Aufgaben, Verantwortung, Budget- oder Personalverantwortung.
- Leistungsbeurteilung zu Fachwissen, Arbeitsweise, Ergebnissen und gegebenenfalls Führungsleistung.
- Verhaltensbeurteilung gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden.
- Schlussformel mit Beendigungsgrund, Dank, Bedauern und guten Wünschen.
- Ort, Datum und Unterschrift einer ranghöheren Person.
Achte auch auf Formalien. Ein Zeugnis auf neutralem Papier statt auf Firmenbogen, Rechtschreibfehler oder ein Datum, das weit vom Austrittstermin abweicht, hinterlassen einen schlechten Eindruck – auch wenn der Text gut ist.
Arbeitszeugnis richtig lesen: die Zeugnissprache
Weil ein Zeugnis nach der Rechtsprechung wohlwollend formuliert sein muss, hat sich eine codierte Zeugnissprache entwickelt. Negative Aussagen werden selten offen ausgesprochen, sondern durch Abstufungen ausgedrückt. Die zentrale Rolle spielt die Zufriedenheitsformel in der Leistungsbeurteilung.
Die Notenstufen der Zufriedenheitsformel
In der Praxis gilt für die zusammenfassende Leistungsbeurteilung folgende verbreitete Zuordnung zu Schulnoten:
- Sehr gut: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“
- Gut: „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“
- Befriedigend: „zu unserer vollen Zufriedenheit“
- Ausreichend: „zu unserer Zufriedenheit“
- Mangelhaft: „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“
Kleine Wörter machen also den Unterschied: „stets“, „immer“ oder „jederzeit“ heben die Bewertung um eine Stufe an. Ein einziges fehlendes Wort kann aus einem guten ein durchschnittliches Arbeitszeugnis machen.
Verhalten, Reihenfolge und beredtes Schweigen
Auch die Verhaltensbeurteilung folgt Regeln. Üblich ist die Reihenfolge „gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden“. Werden Kollegen vor Vorgesetzten genannt, deuten manche Leser das als Hinweis auf Spannungen mit der Führung.
Ebenso wichtig ist, was fehlt. Lässt ein Zeugnis für eine Vertriebsposition den Umgang mit Kunden aus oder erwähnt bei einer Führungskraft die Mitarbeiterführung nicht, spricht man von beredtem Schweigen. Prüfe deshalb, ob alle für deine Rolle zentralen Punkte vorkommen.
Typische Formulierungen mit Hintergedanken
- „Er bemühte sich, die Aufgaben zu erledigen“ – das Ergebnis blieb aus.
- „Sie war stets pünktlich“ als einzige Stärke – die Leistung überzeugte nicht.
- „Er trug zu einem guten Betriebsklima bei“ – mitunter als Hinweis auf viel Geselligkeit gelesen.
- „Sie zeigte Verständnis für ihre Arbeit“ – Verständnis ja, Umsetzung fraglich.
Bewerte solche Formulierungen immer im Gesamtzusammenhang. Nicht jede ungeschickte Wendung ist ein Code. Gerade in kleineren Betrieben formulieren Vorgesetzte Zeugnisse oft ohne Kenntnis der Feinheiten.
Welche Note steht dir im Arbeitszeugnis zu?
Das Bundesarbeitsgericht hat in einer Grundsatzentscheidung von 2014 festgehalten: „Zur vollen Zufriedenheit“ entspricht einer durchschnittlichen, befriedigenden Leistung. Wer eine bessere Note will, muss Tatsachen vortragen und gegebenenfalls beweisen, die eine überdurchschnittliche Leistung belegen.
Für dich heißt das: Sammle während der Beschäftigung Belege für deine Leistung. Dazu zählen Zielvereinbarungen, positive Rückmeldungen von Kunden, Projektergebnisse und Auszeichnungen. Diese Unterlagen helfen nicht nur beim Zeugnis, sondern auch in der nächsten Gehaltsverhandlung.
Besonderheiten im Zeugnis von Führungskräften
Bei Führungskräften schauen Personalverantwortliche besonders auf die Beurteilung der Führungsleistung. Ein gutes Zeugnis beschreibt, wie viele Mitarbeitende du geführt hast, welche Budgets du verantwortet hast und wie sich dein Bereich entwickelt hat.
Fehlt ein Satz zur Motivation und Entwicklung des Teams, fällt das sofort auf. Gleiches gilt, wenn strategische Erfolge wie eine Markteinführung, eine Reorganisation oder Kosteneinsparungen unerwähnt bleiben. Achte darauf, dass solche Ergebnisse konkret und möglichst mit Zahlen benannt werden.
Checkliste: Zeugnis in zehn Minuten prüfen
Bevor du dich über einzelne Formulierungen ärgerst, verschaffe dir einen strukturierten Überblick. Mit diesen Fragen prüfst du das Dokument zügig und vollständig:
- Stimmen Name, Daten, Positionsbezeichnung und Beschäftigungsdauer?
- Sind alle wesentlichen Aufgaben und Verantwortungsbereiche genannt, und zwar gewichtet nach Bedeutung?
- Welche Note ergibt die Zufriedenheitsformel, und passen die Einzelbewertungen dazu?
- Werden Vorgesetzte, Kollegen und Kunden in der üblichen Reihenfolge erwähnt?
- Fehlen Aspekte, die für deine Rolle zentral sind, etwa Führung, Kundenkontakt oder Zuverlässigkeit?
- Enthält die Schlussformel Dank, Bedauern und gute Wünsche, und ist der Beendigungsgrund neutral formuliert?
- Sind Firmenbogen, Datum und Unterschrift korrekt und ist das Dokument fehlerfrei?
Notiere dir alle Abweichungen und ordne sie nach Wichtigkeit. Ein falsches Datum lässt sich leicht korrigieren, eine zu niedrige Gesamtnote verlangt dagegen eine fundierte Begründung. Diese Liste bildet die Grundlage für das anschließende Gespräch.
Arbeitszeugnis verhandeln: Schritt für Schritt
Bist du mit deinem Arbeitszeugnis nicht einverstanden, kannst du eine Berichtigung verlangen. Das gelingt am besten sachlich und gut vorbereitet. Diese Schritte haben sich bewährt:
- Zeugnis gründlich prüfen: Gleiche Aufbau, Tätigkeiten, Noten und Schlussformel mit deiner tatsächlichen Rolle ab.
- Änderungen priorisieren: Konzentriere dich auf die Punkte, die für Bewerbungen wirklich zählen, etwa die Gesamtnote.
- Formulierungen vorschlagen: Schicke konkrete, fertig ausformulierte Alternativen statt allgemeiner Kritik.
- Belege beifügen: Untermauere eine bessere Bewertung mit Ergebnissen, Feedback und Zielerreichung.
- Das Gespräch suchen: Kläre offene Punkte persönlich mit der Führungskraft oder der Personalabteilung.
- Fristen im Blick behalten: Arbeits- und Tarifverträge enthalten oft Ausschlussfristen, nach denen Ansprüche verfallen.
Bleibt der Arbeitgeber bei seiner Fassung, ist eine Klage auf Zeugnisberichtigung vor dem Arbeitsgericht möglich. Lass dich in diesem Fall von einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht oder deiner Gewerkschaft beraten, denn Erfolgsaussichten und Kosten hängen stark vom Einzelfall ab.
Zeugnis schon beim Aufhebungsvertrag regeln
Endet das Arbeitsverhältnis durch Aufhebungsvertrag oder gerichtlichen Vergleich, solltest du das Arbeitszeugnis gleich mitverhandeln. Halte mindestens die Gesamtnote, besser einen abgestimmten Zeugnistext, schriftlich fest. Nachträgliche Diskussionen werden so deutlich seltener.
Was es mit der Schlussformel auf sich hat
Dank für die Zusammenarbeit, Bedauern über das Ausscheiden und gute Wünsche für die Zukunft runden ein gutes Zeugnis ab. Einen Anspruch auf eine solche Formel gibt es nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts grundsätzlich nicht. Fehlt sie bei ansonsten guter Bewertung, lohnt dennoch eine freundliche Nachfrage.
Tipps für Führungskräfte: Zeugnisse fair schreiben
Wer im Mittelstand führt, schreibt früher oder später selbst Zeugnisse. Ein durchdachtes Arbeitszeugnis ist eine Frage der Fairness und schützt das Unternehmen vor Streit. Diese Grundsätze helfen:
- Wahrheit und Wohlwollen: Die Beurteilung muss zutreffen und zugleich das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren.
- Vollständigkeit: Beschreibe alle wesentlichen Aufgaben, damit keine ungewollten Lücken entstehen.
- Einheitlichkeit: Nutze im Unternehmen abgestimmte Textbausteine, aber passe sie an die Person an.
- Zeitnähe: Erstelle das Zeugnis rechtzeitig zum Austritt, solange die Eindrücke frisch sind.
Regelmäßige Mitarbeitergespräche und dokumentierte Ziele erleichtern die spätere Beurteilung erheblich. Wie du solche Führungsinstrumente systematisch aufbaust, erklärt unser Ratgeber zur Führungskräfteentwicklung.
Auch Führung auf Zeit braucht saubere Dokumentation. Wer etwa als Interim-Manager nur wenige Monate an Bord ist, sollte Ergebnisse und Verantwortung schriftlich festhalten lassen. Mehr dazu liest du in unserem Beitrag zum Interim-Management.
Fazit: Genau lesen lohnt sich
Ein Arbeitszeugnis ist mehr als eine Formalie. Wer Aufbau, Notenstufen und typische Formulierungen kennt, erkennt Schwächen sofort und kann rechtzeitig reagieren. Das gilt vor allem für die Zufriedenheitsformel und für Lücken bei zentralen Aufgaben.
Verhandle sachlich, mit konkreten Vorschlägen und Belegen. In den meisten Fällen lassen sich Korrekturen im Gespräch erreichen. Und wenn nicht, hilft eine fachkundige Beratung, die eigenen Chancen realistisch einzuschätzen.
Häufige Fragen zum Arbeitszeugnis
Wann habe ich Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Nach § 109 Gewerbeordnung hast du bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Auf Wunsch muss es sich auch auf Leistung und Verhalten erstrecken. Ein Zwischenzeugnis kannst du bei einem berechtigten Anlass verlangen, etwa bei einem Vorgesetztenwechsel. Achte auf mögliche Ausschlussfristen in Arbeits- oder Tarifvertrag.
Was bedeutet „stets zur vollen Zufriedenheit“?
Die Formulierung „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ gilt in der verbreiteten Zeugnissprache als gute Gesamtnote. Ohne das Wort „stets“ sinkt die Bewertung auf befriedigend. Die Bestnote lautet „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“. Prüfe deshalb genau, ob Verstärkungen wie „stets“, „immer“ oder „jederzeit“ enthalten sind.
Wie lange dauert es, bis ich mein Arbeitszeugnis erhalte?
Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. Üblich ist, dass das Zeugnis zum Ende des Arbeitsverhältnisses oder kurz danach vorliegt. Verzögert sich die Ausstellung, fordere es schriftlich mit einer angemessenen Frist an. Bei weiterem Zögern kann eine arbeitsrechtliche Beratung sinnvoll sein, damit keine Ausschlussfristen ablaufen.
Darf ich mein Arbeitszeugnis selbst schreiben?
In der Praxis bitten manche Arbeitgeber Beschäftigte um einen eigenen Entwurf. Das ist zulässig, die Verantwortung für den Inhalt bleibt aber beim Arbeitgeber, der das Zeugnis unterschreibt. Formuliere realistisch und nachvollziehbar, denn ein überzogener Entwurf wird häufig gekürzt und kann am Ende schlechter ausfallen als erhofft.
Welche Möglichkeiten habe ich bei einem schlechten Arbeitszeugnis?
Sprich zuerst mit deinem Arbeitgeber und schlage konkrete Änderungen mit Belegen vor. Viele Fälle lassen sich so klären. Gelingt das nicht, kommt eine Klage auf Berichtigung vor dem Arbeitsgericht infrage. Für eine bessere als befriedigende Note musst du dort überdurchschnittliche Leistungen darlegen; lass dich im Einzelfall beraten.
